엑셀로 버티는 업무,
시스템으로 바꿀 때라는 신호 7가지

아래 일곱 가지 중 우리 회사에 해당하는 것이 몇 개인지 세어 보세요.

01"최종_진짜최종" 파일이 돌아다닙니다

메일과 메신저로 파일이 오가며 버전이 여러 개 생깁니다. 어느 파일이 최신인지 확인하는 데 시간이 들고, 오래된 파일로 일하는 실수가 생깁니다.

02여럿이 동시에 고치다 충돌합니다

메일로 주고받거나 공유 폴더에 둔 엑셀 파일을 여럿이 고치면, 누군가의 입력이 사라지거나 덮어쓰이고 어느 파일이 최신인지 헷갈립니다.

03한 사람만 아는 수식과 매크로가 있습니다

그 사람이 휴가를 가거나 퇴사하면 업무가 멈춥니다. 수식 하나가 깨져도 아무도 모르고 몇 달 동안 잘못된 숫자가 쓰이기도 합니다.

04집계와 보고에 반나절이 걸립니다

월말마다 여러 파일을 모아 붙이고, 피벗을 다시 만들고, 숫자를 맞추느라 반나절을 씁니다. 같은 숫자가 보고서마다 다르게 나오기도 합니다.

05누가 언제 고쳤는지 알 수 없습니다

단가나 수량이 바뀌었는데 누가, 언제, 왜 바꿨는지 기록이 없습니다. 문제가 생겨도 원인을 찾기 어렵습니다.

06보여 주면 안 되는 정보까지 다 보입니다

엑셀 파일 하나를 공유하면 단가, 거래처 정보, 개인정보까지 모두 보입니다. 사람마다 볼 수 있는 범위를 나누기 어렵습니다.

07파일이 무거워져 열리지 않습니다

몇 년치 데이터가 쌓여 파일을 여는 데 한참 걸리고, 가끔 멈추거나 깨집니다. 지난 데이터를 찾으려면 예전 파일을 하나씩 열어 봐야 합니다.

아직 엑셀이 나은 경우

• 한두 사람만 쓰고, 다른 사람과 주고받을 일이 적습니다.
• 양식과 업무 방식이 아직 자주 바뀝니다. 시스템은 정해진 방식을 굳히는 도구라, 방식이 정해지기 전에는 오히려 불편합니다.
• 데이터가 적고, 한 달에 몇 번만 씁니다.

이런 경우는 클라우드 공유 시트나 노코드 도구로 충분할 수 있습니다. 시스템 개발 비용을 들이기 전에 먼저 써 보셔도 좋습니다.

바꾸기 전에 준비할 것

• 가장 아픈 업무 하나 고르기위 신호가 가장 많이 겹치는 업무부터
• 지금 쓰는 엑셀 파일 모으기최신 파일과 실제로 쓰는 시트가 무엇인지
• 수식과 매크로가 하는 일 적기"이 칸은 이렇게 계산된다"를 말로 적어 두면 충분합니다
• 누가 무엇을 보고 고치는지 적기
• 옮길 과거 데이터 범위 정하기전부 옮길지, 최근 몇 년만 옮길지