먼저 결론
- 기능부터 쓰지 말고 지금 일하는 방식부터 적으세요. 기능은 거기서 나옵니다.
- 기능마다 "꼭 필요"와 "있으면 좋음"을 나누고 "꼭 필요"만 먼저 만들면 견적과 일정을 줄일 수 있습니다.
- 지금 쓰는 엑셀, 서류, 화면 캡처를 함께 보내면 긴 설명보다 정확합니다.
01지금 업무 흐름을 적습니다
새 시스템이 바꿀 일이 지금 어떻게 돌아가는지 순서대로 적습니다. 문장으로 길게 쓰지 말고 단계만 적으면 됩니다.
예시: 주문 처리
① 영업 담당이 메일로 주문을 받음 → ② 엑셀 주문 대장에 입력 → ③ 창고에 메신저로 출고 요청 → ④ 출고 후 창고가 엑셀에 표시 → ⑤ 월말에 경리가 엑셀을 모아 정산
그리고 각 단계에서 불편한 점을 옆에 적습니다. "②에서 같은 주문을 두 번 입력함", "⑤에서 하루가 걸림" 같은 것입니다. 이것이 시스템이 해결해야 할 문제입니다.
02누가 쓰는지 적습니다
사용자 종류마다 볼 수 있는 화면과 할 수 있는 일이 다릅니다. 권한 구분은 견적에 크게 영향을 주니 처음부터 적어 두세요.
| 사용자 | 인원 | 하는 일 |
|---|---|---|
| 영업 담당 | 10명 | 주문 등록, 자기 거래처 주문만 조회 |
| 창고 담당 | 3명 | 출고 대기 목록 확인, 출고 완료 처리 (주로 휴대폰) |
| 경리 | 1명 | 전체 주문 조회, 월별 정산 내려받기 |
| 관리자 | 1명 | 직원 계정, 거래처, 품목 관리 |
03기능 목록을 만들고 우선순위를 나눕니다
업무 흐름의 각 단계를 기능으로 옮깁니다. 그리고 각 기능을 세 가지로 나눕니다.
- 꼭 필요: 이것이 없으면 시스템을 쓸 이유가 없다
- 있으면 좋음: 처음에는 없어도 일은 돌아간다
- 나중에: 일단 써 보고 정한다
| 기능 | 설명 | 우선순위 |
|---|---|---|
| 주문 등록 | 거래처, 품목, 수량, 납기 입력 | 꼭 필요 |
| 출고 처리 | 창고에서 휴대폰으로 출고 완료 표시 | 꼭 필요 |
| 월별 정산 | 거래처별 합계를 엑셀로 내려받기 | 꼭 필요 |
| 납기 알림 | 납기 3일 전 담당자에게 알림 | 있으면 좋음 |
| ERP 연동 | 재고 수량을 ERP에서 자동으로 가져오기 | 나중에 |
처음에는 "꼭 필요"만 만들고 써 본 뒤 나머지를 정하는 것이, 비용도 줄이고 실제로 쓰는 시스템을 만드는 방법입니다.
04다루는 데이터를 적습니다
- 어떤 정보를 저장하는지: 거래처(이름, 담당자, 연락처), 품목(코드, 이름, 단가) 등
- 얼마나 쌓이는지: 하루 주문 50건, 거래처 300곳 등
- 기존 데이터를 옮겨야 하는지: 지난 3년치 엑셀 주문 대장 등
- 개인정보가 있는지: 고객 이름, 연락처, 주소 등
05함께 보낼 자료
- 지금 쓰는 엑셀 파일이나 서류 양식민감한 정보는 지우고 구조만 보여 줘도 됩니다
- 지금 쓰는 시스템의 화면 캡처
- 참고하고 싶은 서비스나 화면"이 서비스의 이 화면처럼"이 가장 빠른 설명입니다
- 원하는 일정과 예산 범위범위를 정하는 데 큰 도움이 됩니다
- 꼭 연결해야 하는 시스템ERP, 그룹웨어, 회계 프로그램 등
완벽하게 쓰지 않아도 됩니다 요구사항은 개발사와 이야기하며 다듬어 가는 것입니다. 위 다섯 가지를 한 장으로 정리만 해 오셔도 견적이 훨씬 정확해지고, 업체끼리 비교하기도 쉬워집니다.
한 장으로 정리해 오시면 견적을 드립니다
정리가 어렵다면 지금 쓰는 엑셀과 업무 이야기만 들려주셔도 됩니다. 기능 목록과 우선순위를 함께 정리해 드립니다. 상담과 범위 진단은 무료입니다.