회사 업무에 ChatGPT를
써도 될까

01입력한 데이터는 어디로 가나

ChatGPT, Gemini, Claude 같은 AI 서비스에 입력한 내용은 서비스 회사의 서버로 전송돼 처리됩니다. 여기서 확인할 것은 세 가지입니다.

• 학습에 쓰이는가: 개인용 무료·유료 요금제는 설정에 따라 대화 내용이 AI 성능 개선에 쓰일 수 있습니다. 기업용 요금제와 API는 기본적으로 학습에 쓰지 않는다고 밝히는 경우가 많습니다.
• 얼마나 보관되는가: 학습에 쓰지 않더라도 서비스 운영과 오남용 감시를 위해 일정 기간 보관될 수 있습니다.
• 누구 계정인가: 직원 개인 계정으로 쓰면 회사가 무엇이 입력됐는지 알 수 없고, 퇴사 후에도 대화 기록이 개인에게 남습니다.

02실제로 생기는 문제

2023년에는 한 대기업 직원들이 사내 소스 코드와 회의 내용을 외부 AI에 입력한 일이 알려지면서, 여러 기업이 사내 사용을 제한하기 시작했습니다. 해킹이 아니라 직원이 업무를 빨리 하려다 생긴 일이라는 점이 중요합니다.

• 고객 명단이나 상담 내용을 넣고 정리를 부탁하는 경우
• 계약서, 견적서를 넣고 요약이나 번역을 부탁하는 경우
• 오류가 난 소스 코드를 통째로 붙여 넣고 고쳐 달라는 경우
• 내부 회의록을 넣고 보고서 초안을 부탁하는 경우

03넣으면 안 되는 정보

• 고객과 직원의 개인정보이름, 연락처, 주민등록번호, 주소, 상담 내용. 외부 서비스에 넣으면 개인정보보호법상 문제가 될 수 있습니다
• 계약서와 거래 조건단가, 거래처 정보, 비밀유지 의무가 있는 문서
• 소스 코드와 시스템 정보서버 주소, 비밀번호, 연동 키가 함께 들어가기 쉽습니다
• 발표 전 재무 정보와 사업 계획
• 고객사가 맡긴 자료우리 회사 것이 아니라 고객사와의 계약 위반이 될 수 있습니다

04금지 대신 정할 사내 규칙

막으면 개인 휴대폰으로 몰래 쓰는 경우가 많습니다. 그러면 회사는 무엇이 나갔는지조차 모르게 됩니다. 아래 다섯 가지를 한 장으로 정해 공유하세요.

1. 쓸 수 있는 서비스와 계정: 회사가 정한 서비스를 회사 계정으로만 씁니다.
2. 넣으면 안 되는 정보: 위 목록을 회사 상황에 맞게 정리합니다.
3. 바꿔서 넣는 방법: 고객 이름은 "A사", 금액은 "X원"처럼 바꿔 넣으면 대부분의 작업은 그대로 할 수 있습니다. 다만 날짜, 지역, 직책처럼 다른 정보와 합치면 누구인지 알 수 있는 내용은 이름을 바꿔도 드러날 수 있으니 함께 지웁니다.
4. 결과 확인 책임: AI가 쓴 내용은 사람이 확인한 뒤에 밖으로 보냅니다. 그럴듯하게 틀린 내용이 섞일 수 있습니다.
5. 문의할 곳: 애매하면 누구에게 물어볼지 정해 둡니다.

05사내 AI가 필요한 경우

규칙만으로는 부족한 회사도 있습니다. 아래에 해당하면 데이터를 밖으로 보내지 않는 방법을 검토할 때입니다.

• 업무의 핵심이 개인정보나 기밀 문서를 다루는 일입니다. (의료, 법무, 금융, 연구, 제조 설계 등)
• 고객사와의 계약에 외부 서비스 사용 제한이 있습니다.
• 사내 문서 수천 건을 AI로 검색하고 질문하고 싶습니다.
• 보안 점검이나 감사에서 외부 AI 사용이 문제로 지적됐습니다.

방법	데이터 위치	맞는 경우
개인 계정으로 사용	외부 서버, 회사가 관리 못 함	권하지 않습니다
기업용 요금제·API	외부 서버, 학습 제외·관리 기능	일반 문서 업무, 계약·설정 확인 후 일부 민감 업무
사내 AI	회사 서버 안	기밀·개인정보, 대량 사내 문서